Neues Nachweisgesetz ab 1. August 2022: Handlungspflichten für Arbeitgeber

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Am Donnerstag, 23. Juni 2022, hat der Bundestag in zweiter und dritter Lesung den Gesetzentwurf zur Umsetzung der EU-Richtlinie über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen in der Europäischen Union verabschiedet (BT-Drs. 20/1636). Unter anderem bringt dieses Gesetzespakt erhebliche Änderungen des Nachweisgesetzes (NachweisG) mit sich. Diese werden bei Zustimmung des Bundesrates und Veröffentlichung im Bundesgesetzblatt bereits am 1. August 2022 in Kraft treten und haben das Potential, das bisherige Schattendasein des NachweisG zu beenden.

Ausweitung der Nachweispflichten für Arbeitgeber

Ab dem 1. August 2022 sind Arbeitgeber verpflichtet, folgende Arbeitsbedingungen zusätzlich zu den bereits jetzt in § 2 NachweisG aF genannten Vertragsbedingungen schriftlich niederzulegen:

  • das Enddatum bei befristeten Arbeitsverhältnissen;

Bereits dieser erste Punkt ist problematisch. In der Praxis dürfte die Angabe eines Enddatums schwer fallen, wenn es sich um eine Sachgrundbefristung (z.B. in Vertretungsfällen) handelt.

  • die Möglichkeit, dass die Mitarbeitenden ihren jeweiligen Arbeitsort frei wählen können, sofern vereinbart;
  • die Dauer der Probezeit, sofern vereinbart;
  • die Vergütung von Überstunden;
  • die Fälligkeit des Arbeitsentgelts und die Form, in der das Arbeitsentgelt ausgezahlt wird;
  • die vereinbarten Ruhepausen und Ruhezeiten sowie bei vereinbarter Schichtarbeit das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und Voraussetzungen für die Schichtänderungen;
  • Einzelheiten zur Arbeit auf Abruf, falls diese vereinbart ist;
  • die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen;
  • ein etwaiger Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildung;
  • (grundsätzlich) Name und Anschrift des Versorgungsträgers der betrieblichen Altersversorgung, falls eine solche gewährt wird;
  • das bei der Kündigung des Arbeitsverhältnisses von Arbeitgeber und Mitarbeitenden einzuhaltende Verfahren, mindestens das Schriftformerfordernis und die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses sowie die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage;

ACHTUNG: Unklar ist hier, wie weit genau diese Verpflichtung geht und ob beispielsweise auch über das Verfahren zur Beteiligung des Betriebsrats (§ 102 BetrVG) zu informieren ist. Hier besteht eine Rechtsunsicherheit, die möglicherweise erst Gerichte ausräumen werden.

  • ein Hinweis auf die anwendbaren Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen sowie Regelungen paritätisch besetzter Kommissionen, die auf der Grundlage kirchlichen Rechts Arbeitsbedingungen für den Bereich kirchlicher Arbeitgeber festlegen.

Ausweitung des Anwendungsbereichs

Während Arbeitnehmer, die bis zu max. einem Monat beschäftigt werden, bisher von den Verpflichtungen des NachwG ausgenommen waren (vorübergehende Aushilfen), entfaltet die neue Fassung für sämtliche Arbeitsverhältnisse Wirkung.

Gestaffelte Aushändigungsfristen

Das NachweisG nF sieht nunmehr gestaffelte und sehr knapp bemessene Fristen für die Aushändigung der Nachweise vor:

  • Bereits am ersten Arbeitstag: Aushändigung der Informationen über den Namen und die Anschrift der Vertragsparteien, Arbeitsentgelt und seine Zusammensetzung sowie über die Arbeitszeit  
  • Spätestens am siebten Arbeitstag: Aushändigung der Informationen über Beginn, Befristungen, Arbeitsort, Tätigkeit, Probezeit, Abrufarbeit, Überstunden
  • Spätestens innerhalb eines Monats: Aushändigung der Informationen über Urlaub, betriebliche Altersversorgung, Pflichtfortbildung, Kündigungsverfahren und geltende Kollektivvereinbarungen

Erleichterungen

Auch künftig können bestimmte Angaben nach Maßgabe des § 2 IV NachwG n. F. durch einen Verweis insbesondere auf die gesetzlichen Regelungen, einschlägige Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen ersetzt werden. Die Neufassung erlaubt für den Bereich kirchlicher Arbeitgeber ausdrücklich auch einen Hinweis auf Regelungen paritätisch besetzter Kommissionen, die auf der Grundlage kirchlichen Rechts Arbeitsbedingungen festlegen (bspw. die AVR-Caritas, KAVO, AVR-Diakonie etc.).

Außerdem „entfällt“ die Verpflichtung zu einer gesonderten Information des Arbeitnehmers gem. § 2 V NachwG n. F., wenn dem Arbeitnehmer ein schriftlicher Arbeitsvertrag ausgehändigt wurde, der alle notwendigen Angaben enthält. Damit wird das Problem jedoch letztlich nur verlagert und die „faktische Schriftformpflicht“ für Arbeitsverträge weiter verfestigt.

ACHTUNG:         Spätere Änderungen der Vertragsbedingungen sind dem Arbeitnehmer künftig nicht erst einen Monat, sondern bereits an dem Tag, an dem sie wirksam sind, schriftlich mitzuteilen. Es müssen daher Prozesse entwickelt werden, die sicherstellen, dass ggf. tagesgenau informiert wird.

Drohende Sanktionen bei Verstößen

Das Arbeitsverhältnis ist auch bei fehlender Niederlegung der wesentlichen Arbeitsbedingungen entsprechend des NachhwsG nF wirksam geschlossen. Nunmehr gibt es jedoch andere, ausdrückliche Sanktionen für Verstöße.

BISHER: Nach alter Rechtslage konnte ein Verstoß gegen das NachwG vor allem in einem arbeitsgerichtlichen Prozess an Bedeutung gewinnen, da eine Missachtung des Gesetzes zu einer Beweiserleichterung für den Arbeitnehmer bis hin zu einer Beweislastumkehr zu Gunsten des Arbeitnehmers führen konnte. Auch bestand die Gefahr, dass der Arbeitnehmer gegenüber dem Arbeitgeber Schadensersatz zugesprochen wurde, wenn letzterer wegen fehelender oder unvollständiger Informationen (z.B. über Ausschlussfristen) an der rechtzeitigen Geltendmachung von (Vergütungs-)Ansprüchen gehindert war. Von weniger praktischer Relevanz, aber theoretisch möglich, war außerdem die Ausübung eines Zurückbehaltungsrechts durch den Arbeitnehmer, der dabei ohne Arbeitsleistung Vergütung verlangen konnte.

NEU:     Nunmehr wurden erstmals „scharfe“ Sanktionen in das NachweisG nF eingefügt: Es enthält nun einen Bußgeldtatbestand. Behörden können bei Verstößen gegen die Vorschriften des NachweisG ein Bußgeld von bis zu 2.000 EUR zu verhängen. Dafür reicht es aus, dass eine Vertragsbedingung nicht, nicht richtig, nicht vollständig, nicht in der vorgesehenen Frist schriftlich niedergelegt und ausgehändigt wurde.

Zuständig für die Kontrolle und Sanktionierung der Nachweispflichten ist weder der Zoll noch die Bundesagentur der Arbeit. Die Bundesregierung hat die entsprechende Forderung des Bundesrats ausdrücklich ab- und dessen Bedenken gegenüber dem Vollzug durch andere Behörden und Stellen zurückgewiesen (vgl. im Einzelnen Stellungnahme der Bundesregierung BT-Drs. 20/2245). Die Behörden der Zollverwaltung hätten nicht die Aufgabe, das NachwG zu kontrollieren und zu sanktionieren. Die Kontrolle des NachwG diene der Transparenz im Arbeitsverhältnis und nicht der Bekämpfung der Schwarzarbeit und illegalen Beschäftigung. Die sachliche und örtliche Zuständigkeit für die Verfolgung der Ordnungswidrigkeiten aus § 4 NachwG nF ergebe sich vielmehr aus §§ 36, 37 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten (OWiG). Sachlich zuständig sei die fachlich zuständige oberste Landesbehörde; die zudem die Möglichkeit habe, diese Zuständigkeit auf eine andere Behörde oder Stellen zu übertragen (§ 36 Absatz 1 Nummer 2 Buchstabe a, Absatz 2 OWiG). Da die Länder bereits jetzt Bundesgesetze ausführten, die auf arbeitsrechtlichen Begrifflichkeiten aufsetzen, seien arbeitsrechtliche Grundqualifikationen in den Ländern vorhanden.

An anderer Stelle wurde im Laufe des Gesetzgebungsverfahren jedoch zurückgerudert:

Eine fehlerhafte Information zur Klagefrist bei Kündigungen führt nicht dazu, dass die Präklusionsfrist des§ 7 des Kündigungsschutzgesetzes nicht gilt. D.h. auch bei falschen oder fehlenden Informationen im Arbeitsvertrag zur Klagefrist sind Kündigungen, die nicht innerhalb von drei Wochen nach Zugang mit einer Kündigungsschutzklage angegriffen werden, als wirksam zu betrachten. Offen ist jedoch, ob verspätete Klagen in diesem Fall standardmäßig gemäß § 5 KSchG nachträglich zugelassen werden.

Geltung für Altverträge

Die Neuregelung gilt im Grundsatz nur für Neuverträge, die ab dem 1. August 2022 abgeschlossen werden. Somit sind bestehende Verträge nicht zwingend neu abzuschließen.

ABER:    Verlangt ein Bestandmitarbeiter dies, so hat der Arbeitgeber diesem jedoch eine Niederschrift auszuhändigen, die sämtliche der nunmehr verpflichtend niederzulegenden Arbeitsbedingungen enthält. Für zentrale Angaben gilt hierbei nur eine Frist von sieben Tagen, im Übrigen eine Monatsfrist (s.o.).

Kritik

Die Neuregelung ist vielfältiger Kritik ausgesetzt. Vor allem die letztlich aus dem Gesetz herauszulesende Pflicht zur „systemfremden Rechtsbehelfsbelehrung“ bzgl. Kündigungen, die der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern zu erteilen hat, wird zu Recht moniert. Ein weiteres Ärgernis ist, dass weiterhin an der nicht mehr zeitgemäßen Schriftform des Nachweises festgehalten wird. Die Chance zur Digitalisierung der Personalverwaltung – welche die Richtlinie durch Zulassung eines Nachweises in elektronsicher Form ausdrücklich eröffnet hat – wurde durch die Bundesrepublik nicht genutzt.  

Empfehlung für die Praxis

Die Arbeitgeber müssen trotz aller Unsicherheiten und Kritik mit den nunmehr bußgeldbewährten Nachweispflichten umgehen. Für sie bedeutet die Neuregelung vor allem einen nicht zu unterschätzenden bürokratischen Mehraufwand in der täglichen Praxis.

Musterarbeitsverträge sollten nun zeitnah überarbeitet und an die neuen Anforderungen anpasst werden. Auf Unterstützung des Gesetzgebers kann dabei wohl nicht gesetzt werden. Den Vorschlag des Bundesrats, zum Schutz insbesondere kleinerer und mittlerer Unternehmen vor Überforderung, von der in Art. 5 Abs. 2 der Arbeitsbedingungen-RL vorgesehenen Möglichkeit zur Entwicklung von Vorlagen hinsichtlich der Nachweispflichten Gebrauch zu machen, hat die Bundesregierung bereits abgelehnt (vgl. BT-Drs. 20/2245, S. 3). Es ist also vorerst nicht damit zu rechnen, dass der Gesetzgeber wie im Zusammenhang mit der Widerrufsbelehrung (vgl. etwa Anlage 1 zu Artikel 246a § 1 Absatz 2 Satz 2 EGBGB) Muster zur Verfügung stellt.

Außerdem sollten Arbeitgeber sich auf Anfragen von Bestandmitarbeitern vorbereiten. Hierzu empfiehlt es sich, ein Informationsblatt vorzubereiten, das bei Anfragen individuell anpasst und somit innerhalb der sehr knapp bemessenen Fristen ausgehändigt werden kann.  

Wir beraten Sie dazu gerne.

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